Algemeen forfait
Hoofdregel is dat alle vergoedingen en verstrekkingen als belast loon kwalificeren. Intermediaire kosten, zoals kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever, vallen erbuiten. In het kort gezegd komt het erop neer dat er een algemeen vast bedrag (forfait) komt, van de totale fiscale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen) van de werkgever, voor de huidige 29 vergoedingen en verstrekkingen. Zo zullen de vrije vergoedingen en verstrekkingen voor representatie, fiets, bedrijfsuitje, faciliteiten voor thuiswerken en kerstpakketten onder dit forfait vallen. Het forfait is gesteld op 1,40%. Dit was in eerste instantie 1,5% maar thans is voorgesteld om deze weer te verhogen naar 1,5% op het moment dat de Wet uniformering loonbegrip in werking treedt per 1 januari 2011 of 2012). Aanvullend komt er een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten.

Vrijstellingen
Er zullen twee categorieën vergoedingen en verstrekken van werkkosten komen. Als eerste voor vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk karakter waarvoor een gerichte vrijstelling zal gelden. Daarnaast voor vergoedingen en verstrekkingen met een beloningsvoordeel welke vallen onder het forfaitair gedeelte op loonsomniveau. De gerichte vrijstellingen geldt voor vergoedingen van de volgende posten.

• Reiskosten, voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer.
• Tijdelijke verblijfskosten
• OV abonnement
• Losse vervoersbewijzen OV
• Cursussen, congressen e.d.
• Maaltijden als gevolg van overwerk e.d.
• Studiekosten
• Extraterritoriale kosten
• Fiets (ook elektrisch), scooter e.d.

Per werkgever
De bovengenoemde wettelijke vrijstellingen zullen niet meer per individuele werknemer worden beoordeeld, maar voor de werkgever in totaliteit. Dit brengt met zich mee dat “salderen” op ondernemingsniveau per kalenderjaar mogelijk is. Dat wil zeggen dat zelf mag worden bepaald op welke wijze de vrije vergoedingen en verstrekkingen worden verdeeld onder alle personeelsleden, mits voldaan wordt aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen gebruikelijk dienen te zijn voor de branche, groep van ondernemingen of beroepsgroep. Salderen binnen een voor de loonbelasting aangemerkte samenwerkende groep (sgi) is echter niet mogelijk.

Eindheffing
Boven de grens van 1,4 procent kan de werkgever niet vrij werkkosten vergoeden of vrije verstrekkingen doen. Overschrijdingen hiervan moet de werkgever in de loonheffingen betrekken tegen een verplicht eindheffingstarief van 80 procent. Dit eindheffingsbestanddeel kan niet op de werknemer worden verhaald.

Keuzeregime
Voor de invoering van deze nieuwe werkkostenregeling wordt voor de eerste 3 jaren een keuzeregime aangeboden. Dat wil zeggen dat werkgevers voor de jaren 2011, 2012 en 2013 een regime mogen kiezen, ofwel de werkkostenregeling ofwel voor de huidige regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze keuze mag jaarlijks worden gemaakt.

Bestaande afspraken belastingdienst
Merk op dat bestaande afspraken over vergoedingen welke nu in het algemeen forfait vallen en waarvoor dus geen gerichte vrijstelling geldt, niet meer worden geacht te gelden voor latere jaren.

De auteur mw. Daniëlle S. Burger is verbonden aan Contaxus Belastingadviseurs te Volendam.