Geen privé kilometers

Een ondernemer, een particulier met resultaat uit overige werkzaamheden of een werknemer kan met het formulier verklaren, dat hij met de bestelauto van de zaak geen enkele kilometer privé rijdt. "Zo kunt u de bijtelling/onttrekking voor privégebruik vermijden. En hoeft u geen rittenadministratie bij te houden," aldus de Belastingdienst.

Controle

"Wij kunnen u en uw werknemer vragen het zakelijk karakter van een bepaalde rit op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie aan te tonen. Hier kunnen wij naar vragen omdat wij onder andere met camera’s toezicht houden op het gebruik van zakelijke bestelauto’s. Bewaar bewijsstukken daarom goed," waarschuwt de Belastingdienst.

Wanneer zakelijk gebruik niet kan worden aangetoond gaat de Belastingdienst ervan uit dat er meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto is gereden. Neheffingsaanslagen en eventuele boetes zullen dan volgen.

Werknemers

Werknemers moeten de verklaring in via de werkgever insturen. Wanneer meerdere werknemers gebruik maken van dezelfde bestelauto dan moeten deze werknemers ieder een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen.

De 'Verklaring geen privégebruik auto' moet worden ingetrokken op de datum waarop de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' ingaat.

Meldingsplicht

Zowel de werkgever als de werknemer hebben een meldingsplicht om veranderingen op tijd aan de Belastingdienst door te geven. Het niet nakomen van deze meldingsplicht is een overtreding waarvoor beide een boete kunnen krijgen van maximaal € 4.920.

Per 1 januari

De verklaring kan op zijn vroegst per 1 januari 2012 ingaan. "De 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' geldt niet met terugwerkende kracht. Heeft uw werknemer de bestelauto al op 1 januari 2012 ter beschikking en wordt de verklaring pas later ingediend? Dan moet uw werknemer met een rittenregistratie kunnen bewijzen dat hij tot de ingangsdatum van de verklaring niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto," aldus de Belastingdienst. Een werknemer die in het kalenderjaar al meer dan 500 kilometer privé heeft gereden kan hij de verklaring niet gebruiken.

Download:

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto werknemer/werkgever (PDF) 

Invulinstructie
De werknemer drukt dit formulier af, vult het in, ondertekent het en levert het in bij de werkgever. Deze ondertekent het formulier en verstuurt het naar Belastingdienst/Centrale invoer, Antwoordnummer 21450, 6400 SM Heerlen.

De Belastingdienst stelt in de loop van 2012 een digitaal formulier beschikbaar.

Lees ook: Is de 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' wel handig?