Sinds enige tijd is bekend dat vanaf 1 januari 2010 er binnen de Europese Unie (EU) het nodige gaat veranderen op BTW-gebied. Inmiddels ligt het Nederlandse wetsvoorstel in de Eerste Kamer en het is niet de verwachting dat uit de behandeling nog wijzigingen volgen.

De veranderingen betekenen een stap voorwaarts voor ondernemers binnen de EU. Lange administratieve trajecten in de verschillende lidstaten van de EU behoren voortaan nagenoeg tot het verleden. Inmiddels is ook de Belastingdienst begonnen ondernemers te wijzen op de veranderingen. Van ondernemers wordt met de wijzigingen als tegenprestatie ook het een en ander verwacht. Wat zijn nu precies de wijzigingen en hoe kunt u zorgen dat uw administratie hierop voorbereid is?

Wijziging plaats van dienst
Op dit moment is als hoofdregel een dienst voor de BTW belast in het land waar de ondernemer die de dienst verricht gevestigd is. Zo is het doorbelasten van kosten door een Nederlandse ondernemer aan een Duitse ondernemer belast met Nederlandse BTW. De Duitse ondernemer kan deze BTW vervolgens met een teruggaveverzoek in Nederland terugvragen.

Vanaf 1 januari 2010 zijn diensten tussen ondernemers belast in het land van de afnemer. In het voorbeeld is de dienst dan niet langer in Nederland, maar in Duitsland belast. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de Nederlandse ondernemer in Duitsland BTW gaat afdragen, dus in de wijzigingen is geregeld dat de heffing van BTW verlegd wordt naar de Duitse ondernemer. Deze ondernemer kan de BTW op zijn aangifte aangeven en direct terugvragen zodat er per saldo geen afdracht plaatsvindt. Al met al betekent dit voor de afnemer een liquiditeitsvoordeel, hij hoeft niet langer te wachten op de teruggave van BTW uit Nederland.

Vereenvoudigd teruggaveverzoek
De Duitse ondernemer uit het voorbeeld moet op dit moment bij de Nederlandse Belastingdienst in Nederland betaalde BTW terugvragen met een zogenaamd teruggaveverzoek. Nederlandse ondernemers moeten omgekeerd bij de buitenlandse Belastingdienst een teruggaveverzoek doen om in het buitenland betaalde BTW terug te ontvangen. Zeker in de meer zuidelijk en oostelijk gelegen lidstaten kan de daadwerkelijke teruggave enige jaren op zich laten wachten.

Vanaf 1 januari 2010 (ook voor in 2009 in het buitenland betaalde BTW) is het voor Nederlandse ondernemers mogelijk via een digitaal portaal van de Nederlandse Belastingdienst voor alle EU-lidstaten een teruggaveverzoek te doen. De Belastingdienst draagt vervolgens zorg voor een eerste check en doorzending naar de betreffende lidstaat. Het is op dit moment nog wel de vraag of de systemen van de Belastingdienst tijdig zijn aangepast op deze nieuwe werkwijze.

Eisen aan administratie ondernemers
De genoemde voordelen voor ondernemers hebben ook een administratieve keerzijde. Om de heffing van BTW binnen de EU te waarborgen, moeten ondernemers de door hen in het buitenland verrichte diensten periodiek doorgeven (‘listen’) aan de Belastingdienst. Tot op heden gold dat alleen voor aan het buitenland geleverde goederen. Opmerkelijk is overigens dat de listing moet plaatsvinden in het tijdvak dat de prestatie is verricht (en dus niet in het tijdvak dat de factuur wordt verstuurd). De BTW-aangifte wordt op dit punt ook aangepast, zodat de ondernemer hierop ook de buitenlandse diensten moet vermelden.

Aan het genoemde digitale gecentraliseerde teruggaveverzoek is de eis verbonden dat exact wordt aangegeven welk soort diensten er afgenomen zijn. Ondernemers moeten dus zorgen dat hun administratieve systemen aangepast worden aan deze eisen. Achtergrond van de genoemde eisen is dat hierdoor steeds beter digitaal door de Belastingdiensten van de lidstaten van de EU gecontroleerd kan worden of de verschuldigde BTW afgedragen is. Om vervelende en vertragende vragen van de Belastingdienst te voorkomen doen ondernemers er daarom goed aan vóór 1 januari 2010 na te gaan of hun administratieve systeem op orde is.

Conclusie
De wijzigingen in de BTW per 1 januari 2010 zijn zeker toe te juichen aangezien tijdrovende trajecten beperkt worden, maar op punten toch behoorlijk ingrijpend te noemen. Dat merken ondernemers met name aan de eisen die aan hun administratieve systeem worden gesteld. Ondernemers doen er daarom goed aan om bij hun adviseur en/of softwareleverancier na te gaan of hun administratieve systeem ‘2010-proof’ is.

Drs. J. (Jan) van Esch, werkzaam bij BDO CampsObers in Nijmegen