Vanaf 1 januari 2011 zijn de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belast met 80 procent loonheffing voor zover de drempel is overschreden. Deze kosten zijn voor de werkgever en worden in de loonaangifte verwerkt. De werknemer ziet hiervan niets op zijn loonstrook. De drempel waarover geen loonheffing is verschuldigd bedraagt 1,4 procent van de fiscale loonsom en geldt per werkgever. U hoeft dit niet meer per werknemer bij te houden. Bijvoorbeeld: De werkgever betaalt nu 20 procent loonheffing over het kerstpakket. Onder de werkkostenregeling is deze heffing 80 procent. Maar kan ook 0 procent zijn indien het totaal beneden de drempel blijft.
De wetgever heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld van loonheffing, op nihil gewaardeerd of een normbedrag vastgesteld. Er blijven dus wel uitzonderingen.
Bijvoorbeeld: zakelijke kilometers zijn onbelast tot € 0,19 per kilometer. Een hogere vergoeding wordt  belast in het werkkostenforfait met 80% loonheffing indien de drempel is overschreden, tenzij u ervoor gekozen hebt om dit te belasten bij de werknemer.

Wat moet u doen?
Eenmalig inventariseren van de vergoedingen en verstrekkingen en deze onderverdelen in één van de volgende categorieën:
1.     Intermediaire kosten (geen loonheffing), bijvoorbeeld: relatiegeschenken en representatiekosten;
2.     Gericht vrijgestelde kosten (geen loonheffing), bijvoorbeeld: € 0,19 per zakelijke kilometer;
3.     Werkkostenforfait (80 procent loonheffing voor zover boven de drempel).

Om gebruik te maken van de kansen binnen de werkkostenregeling, kunt u secundaire arbeidsvoorwaarden anders invullen. Bijvoorbeeld: In plaats van het vergoeden of verstrekken van een telefoon (mits > 10 procent zakelijk gebruik), deze telefoon ter beschikking stellen (de werkgever is eigenaar van de telefoon). Of vakliteratuur niet thuis laten bezorgen bij de werknemer, maar op de werkplek. Of de vrijdagmiddagborrel niet in het café, maar op de werkplek houden.

Wijzigen secundaire arbeidsvoorwaarden?
Dat kan niet zomaar. De wijziging moet redelijk en billijk zijn en toestemming van uw werknemer hebben. Deze toestemming heeft u echter niet nodig indien het arbeidscontract u de mogelijkheid biedt om eenzijdige wijzigingen door te voeren.
In bepaalde gevallen is overleg met de ondernemingsraad en/of vakbonden noodzakelijk.

Vaste onkostenvergoeding
Een vaste onkostenvergoeding moet naar aard en omvang gespecificeerd zijn. Onder de werkkostenregeling kunnen bepaalde kostensoorten geen onderdeel meer zijn van de vaste onkostenvergoeding. Bijvoorbeeld: relatiegeschenken en representatiekosten. Alle eerder gemaakte afspraken met de Belastingdienst komen in principe te vervallen en een steekproef vooraf wordt vereist. In de werkkostenregeling moet de vaste onkostenvergoeding dus opnieuw vooraf onderbouwd worden op basis van een steekproef.

Wat zijn de voordelen?
Indien de vergoedingen en verstrekkingen lager zijn dan de drempel, dan biedt de werkkostenregeling kansen. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van de cafetariaregeling kan brutoloon onder voorwaarden geruild worden voor nettoloon. Dit is voor zowel de werkgever als de werknemer voordelig.
Een vaste onkostenvergoeding of een duurder kerstpakket is ook een mogelijkheid. De enige voorwaarde is dat de vergoeding gebruikelijk moet zijn.

Overgangsregeling
U kunt nog tot 1 januari 2014 gebruik maken van de huidige regels. De enige beperking is dat personeelsactiviteiten in de overgangsregeling belastingvrij zijn tot een bedrag van € 454 per werknemer per jaar.

Angelique van de Gevel is senior belastingadviseur bij HLB Van Daal & Partners en verleent sinds 1989 fiscale adviezen aan ondernemers.