Voordelen ECM database

Alle bestanden (verzenddocument, verzendverslag, transportbevestiging en de ontvangstbevestiging) worden in de database opgenomen en kunnen worden geopend en bekeken. In een database met hoge beveiliging is een betere toekenning van rechten mogelijk. Ook het niet meer tussentijds hoeven opslaan op schijf van allerlei bestanden (waar virusscanners soms onverwacht een stokje voor steken) maakt ECM database stabieler.

Stap over naar ECM database

Het overstappen naar de databaseversie van ECM moet bij veel klanten nog gebeuren. De volgende stappen kunnen dus ook op een bestaande database worden uitgevoerd, waarbij tot nog toe ECM classic werd gebruikt. Zorg er in elk geval voor dat niemand gebruik maakt van de database wanneer u deze stappen uitvoert. (Stap 1 tot en met 4 wordt beschreven bij het overstappen van classic naar database aangifte-programma's).

5. Maak eventueel documentgroepen aan met DAS

Als u met een hoogbeveiligde database werkt is het nodig om voor ECM database twee documentgroepen aan te maken via Das. Dit geldt voor alle instanties van ECM (u gebruikt alleen verschillende instanties als u voor meer dan een kantoor verzendingen pleegt via aparte postbussen en/of certificaten). Lees hieronder details over hoge beveiliging en instanties.

6. Installeren ECM databaseversie

Download en installeer ECM databaseversie en run het programma eenmalig zonder een aangifte te verzenden. ECM database zal enkele configuraties uitvoeren én alle beschikbare verzend- en ontvangstgegevens in de database gaan inlezen.

• Download ECM databaseversie. Tijdens de installatie (plusminus 2 minuten) worden enkele aanpassingen automatisch uitgevoerd.
• Start ECM databaseversie: alle gegevens van ECM Classic worden automatisch geïmporteerd in de database (maximaal 10-15 minuten).
• ECM databaseversie is klaar voor gebruik.

ECM database herkent en verwerkt ook naderhand de verzendbestanden die door classicversies van de aangiftesoftware zijn klaargezet. Hierdoor is ECM database dus ook uitstekend in staat om te blijven samenwerken met classicversies, met name met Elsevier Loon Programma, dat niet in databaseversie bestaat.

Let op: ECM database vervangt ECM classic, gebruik deze niet naast elkaar.

Voorbeeld van een goed werkende combinatie

• Loon (classic)
• BAS database én BAS classic (voor de laptop en prive)
• BTW classic (nog niet overgestapt)
• VPB database
• CAS database (Veel meer mogelijkheden dan de classicversie!)
• ECM database!

Voorbeeld van een ook nog goed werkende combinatie

• Loon (= altijd classic)
• BAS classic
• CAS classic (uitstel en va)
• ECM classic

Voorbeeld van een niet zo verstandige combinatie

• BAS database
• CAS database
• ECM classic (we raden aan: snel overstappen op ECM database)

De onderstaande informatie is alleen van toepassing bij meerdere kantoorvestigen.

Hoe zit het met instanties van ECM?

Als uw database aangiften en klanten van meerdere vestigingen van uw kantoor bevat, zal u in het verleden waarschijnlijk meerdere instanties (geïnstalleerde ECM programma's en hun bijbehorende configuraties zoals certificaten, postbussen en opslaggebieden) hebben ingericht. Al deze instanties moesten strikt (ook fysiek) gescheiden zijn met per PC één instantie. Extra voorzichtigheid was geboden met het centrale instellingenbestand ElsevierNetwerk.ini en switchen tussen instanties op dezelfde PC was onmogelijk. Een en ander werkt anders in de Databaseversie.

In database opnemen van eerste instantie

ECM database wordt maar één keer (meestal centraal op het netwerk) geïnstalleerd en geconfigureerd, vanaf de pc waarop een ECM instantie actief is. Bij de eerste keer opstarten wordt de "huidige instantie" (d.i. de instantie van ECM classic die op dat werkstation actief is) geïmporteerd. Deze database-instantie wordt gekoppeld aan een kantoor, de gegevens ervan (certificaten, postbus informatie e.d.) komen in de database terecht.

Importeren volgende instanties

Als u meerdere kantoren heeft met ieder hun eigen ECM-instantie (elk eventueel met eigen certificaten en/of een eigen postbus) dan moet u na de installatie/configuratie van de eerste instantie naar een PC gaan met een andere instantie van ECM Classic, en daar ECM database opstarten. Ga vervolgens naar menu Instantie/Converteren uit Classic, selecteer het opslaggebied gegevens en importeer die instantie in het juiste kantoor.

Switchen tussen instanties

Vervolgens kunt u bij het switchen tussen kantoren ook tussen instanties wisselen. Alle instantiegegevens zijn in de database opgeslagen. Bij ECM database kan je dus rustig met meerdere instanties op dezelfde PC door elkaar heen werken. Wisselen tussen instanties is geen probleem.