Dubbelklik in ECM database op de verzendregel, en klik dan op de knop “verzendbestand”. Als de knop gegrijsd is, ontbreekt het verzendbestand. Dit kan bijv. het geval zijn bij uit ECM classic geïmporteerde verzendregels.

N.B. Alleen in de database-versie van ECM is het verzendbestand te raadplegen. ECM Classic verwijdert het verzendbestand na het verzenden.

 

Uw certificaten zijn vier jaar geldig (certificaten afgegeven voor 1 april 2004 waren twee jaar geldig). Zie Certificaten/Certificaatgegevens voor de verloopdatum. ECM geeft een waarschuwing wanneer certificaten binnen veertig dagen verlopen. Ook DigiNotar waarschuwt u wanneer de certificaten dreigen te verlopen.

Bij verlengen geldt:
Als uw bedrijfsgegevens zijn veranderd, moet u nieuwe certificaten aanvragen. In andere gevallen doorloopt u de volgende stappen.

• Kies Aanmelden/Aanmeldwizard > Aflopende Certificaten verlengen en doorloop de wizard. U hoeft geen documenten te versturen, uw nog geldige certificaten zijn uw elektronische handtekening.
• Als laatste stap van het verlengingsproces neemt u de certificaten in gebruik (vanaf 30 dagen voor de verloopdatum).
• Kijk even bij Certificaten/Certificaatgegevens voor een check, er is een nieuwe verloopdatum.
• Wacht eventueel voor alle zekerheid een of twee dagen met verzenden om de Belastingdienst de gelegenheid te geven uw nieuwe publieke ontsleutelingscertificaat op te halen van de LDAP-server van Diginotar
• Ga verder met verzenden.

Toelichting
In de laatste weken voordat uw certificaat verloopt controleert de Belastingdienst regelmatig bij DigiNotar of u heefd verlengd. Als u een aangifte verzendt die (nog) niet kan worden ontsleuteld door de Belastingdienst, kan dat betekenen dat uw nieuwe certificaat nog niet bekend is bij de Belastingdienst. Wacht nog een dag en probeer het verzenden opnieuw.

Als u het verlengproces start voordat de 30 dagen termijn begint, kunt u de certificaten nog niet in gebruik nemen, maar zal ECM dat automatisch doen zodra de 30 dagen termijn aanvangt.

Het verlengen wordt ondersteund vanaf ECM versie 5.6 (eind oktober 2008).

Uw bedrijfsgegevens, zoals naam bedrijf en nummer van de Kamer van Koophandel maken deel uit van uw elektronische handtekening. Als deze wijzigen kunt u niet verlengen, maar moet u nieuwe certificaten aanvragen. De vestigingsplaats van het bedrijf mag wel zijn gewijzigd, maar deze wijziging moet u doorgeven aan de Belastingdienst. ECM regelt dit voor u. Tijdens het verlengproces krijgt u dus de mogelijkheid om dit gegeven te veranderen.

Door de problemen bij Diginotar verandert dit aanvraag- en verlengproces. Getronics wordt de nieuwe leverancier. De Belastingdienst heeft laten weten het technische proces zelf zo veel mogelijk gelijk te laten lopen. Indien een en ander duidelijk is zullen wij de wijzigingen opnemen in een nieuwe versie van ECM, maar het is denkbaar dat dit uitsluitend tekstuele veranderingen zullen zijn.

Niet eerder aangemeld bij de Belastingdienst, gebruik uitgebreide Aanmeldwizard met Help in ECM.



Het aanvragen van certificaten en/of de aanmelding bij de Belastingdienst (aanvragen van postbus, proces-ID en inbelaccount en aanmelden voor berichtstromen) is een ingewikkled proces en regelt u via de aanmeldwizard van ECM (zie menu Aanmelden > Aanmeldwizard). U dient de stappen van deze wizard nauwkeurig te volgen.

Tips

• Tijdens de certificaataanvraag wordt het wijzigen van opslaggebieden, het overzetten op een ander computersysteem en dergelijke sterk ontraden.
• Als er een update voor ECM beschikbaar komt tijdens de certificaataanvraag kunt u meestal beter wachten met het uitvoeren van die update totdat de certificaataanvraag is voltooid. Lees de documentatie bij die update.
• Het hele aanvraagproces kan – mede door het versturen van stukken per post – enige tijd (ca. één tot vier weken) in beslag nemen.
• Een eventueel Toegangsnummer in de brief van de Belastingdienst kunt u negeren.

Ja, dat is niet strikt verboden. Vanaf de aangifte 2010 zijn er nieuwe regels m.b.t. een machtigingscode die u van uw klant kunt vragen om de ondertekening op de site van DigiD af te wikkelen.

Toelichting
Omdat de intermediair zijn eigen DigiD kan gebruiken voor het ondertekenen van de aangiften, is het niet noodzakelijk om de DigiD van alle klanten op te vragen voor het verzenden van aangiften. Het burgerservicenummer (sofinummer) van de ondertekenaar wordt aan de aangifte toegevoegd, zodat de Belastingdienst kan zien wie de aangifte heeft ondertekend.

De inzendtermijn voor aangiften uit dit jaar is verstreken. Neem contact op met uw belastinginspecteur hoe verder te handelen.

Toelichting
Aangiften IB en Vpb over het aangiftejaar 2003 (Elsevier Bas programma 2004 of Elsevier VpB programma 2004) kunnen niet meer met Elsevier Communicatie Module worden ingestuurd. U krijgt géén afwijzing per ontvangstbevestiging; de verzending wordt geweigerd met server foutmelding: Cannot send message to SMTP server, SMTP response 554: One or more recipients failed.
Een weinig elegante methode, die niet in de documentatie is opgenomen.

De Help bij ECM bevat een overzicht van mogelijke foutmeldingen en storingen.

• BAPI (Belastingdienst Advanced Program Integration) is door de Belastingdienst ter beschikking gestelde programmatuur om elektronisch berichten uit te wisselen.
• Bij Bapi-Pin gebruikt u voor versleuteling en ontcijfering per aangifte een pincode van de klant, bij Bapi-Pki gebruik u één en hetzelfde certificaat voor alle aangiften.
• Een (Bapi)-certificaat is enigszins te vergelijken met een elektronisch paspoort.

Toelichting
Elsevier Communicatie Module maakt gebruik van BAPI om aangiften te verzenden. Ter beveiliging wordt de aangifte voor verzending automatisch versleuteld. Na ontvangst van de aangifte door de Belastingdienst worden de gegevens ontcijferd.
BAPI-PKI: deze methode maakt gebruik van digitale certificaten die voor de versleuteling en ondertekening zorgen. Deze certificaten worden door een onafhankelijke derde partij verstrekt. De Belastingdienst heeft hiervoor een contract gesloten met DigiNotar. Door gebruik te maken van deze digitale certificaten kunnen alleen verzender en ontvanger de informatie lezen en is duidelijk wie de afzender is. BAPI-PKI is verplicht als het om tweerichtingsverkeer gaat (bijv. bij Elektronische Kopieën van Aanslagen).
BAPI-PIN: de aangifte kan ook ondertekend worden met een pincode van belastingplichtige. De belastingplichtige moet de 5-cijferige pincode zelf opgeven bij de Belastingdienst. Vervolgens wordt de pincode gebruikt voor het ondertekenen van de aangifte. Bij dit systeem is het niet mogelijk om inhoudelijke berichten te ontvangen zoals bij BAPI-PKI. De Belastingdienst stuurt alleen een bericht dat de aangifte of opgaaf is ontvangen.
U gebruikt het certificaat om uw identiteit aan te tonen tijdens het communiceren met derden (bijv. de Belastingdienst). Een certificaat bestaat technisch gezien uit een sleutelpaar (publieke en privé-sleutel) met een ‘bewijs van echtheid’. Dit bewijs van echtheid wordt afgegeven door een onafhankelijke, betrouwbare instantie. De Belastingdienst heeft hiervoor een contract gesloten met DigiNotar. U heeft twee certificaten nodig:
Authenticatie: om de te verzenden berichten van een elektronische handtekening (identiteit) te voorzien
Decryptie: om ontvangen berichten te decoderen. Via de wizard van ECM kunt u deze certificaten aanvragen.

BAPI-PIN is gratis, aan certificaten zijn kosten verbonden. U kunt sneller beginnen, want u hoeft het certificatietraject niet te doorlopen (u moet zich wel aanmelden voor elektronisch berichtenverkeer bij de Belastingdienst). Elke aangifte moet apart worden voorzien van de juiste 5-cijferige pincode van de belastingplichtige. Het ontvangen van Elektronische Kopieën van Aanslagen(EKA’s) is niet mogelijk met BAPI-PIN. De kosten die DigiNotar u in rekening brengt voor de eerste aanvraag en het eerste jaar bedragen € 100. Het tweede, derde en vierde jaar betaalt u € 75 per jaar. Na vier jaar moet u de certificaten verlengen.

Maak een back-up van uw certificaten (bijvoorbeeld na het aanmeldproces) tegen het kwijtraken. Dit kan vanuit ECM gebeuren.

Door de problemen met Diginotar in 2011 heeft de Belastingdienst aangekondigd het gebruik van Pincodes voor ondertekening te gaan afschaffen op een nog nader te bepalen moment in het eerste kwartaal van 2012.

PKI-overheid certificaten
Bij nieuwe vormen van verzenden via Digipoort (voorheen OTP en de opvolger van Bapi verzending) is door de overheid gekozen voor PKI-overheid certificaten, die een hogere vorm van beveiliging waarborgen. Ze zijn dan ook een stuk duurder en vereisen face-to-face controle van de aanvragen. PKI-overheid certificaten worden (nog) niet door ECM gebruikt. Elsevier Refund Programma (met eigen verzendonderdeel) gebruikt (noodgedwongen) wel PKI-overheid certificaten.

Elsevier Communicatie Module is een programma voor het verzenden naar de Belastingdienst van aangiften die met Elsevier fiscale software programma’s zijn gemaakt. Het programma is beschikbaar in een classic versie én in een database versie.

• Gratis te downloaden programma inclusief uitgebreide help
• Aanmeldwizard voor aanvragen van certificaten en een postbus bij de Belastingdienst
• Ook verzending van meeste aangiften zonder certificaten mogelijk (gebruik pincodes)
• Aangiften inkomstenbelasting (Elsevier BAS Programma)
• Aangiften loonheffingen (Elsevier Loon Programma)
• Aangiften vennootschapsbelasting (Elsevier VPB Programma)
• Aangiften btw (Elsevier BTW Programma)
• Opgaven Intracommunautaire Leveringen en diensten (Elsevier BTW Programma)
• Uitstelregeling, VA/VT en schatting met certificaatverzending (Elsevier CAS Programma)
• Ophalen elektronische kopieën van aanslagen (EKA’s); alleen bij gebruik certificaten (Elsevier CAS Programma)
• Overzichten, controles en rapportages
• Uitwisseling certificaten met andere softwareaanbieders
• Maakt gebruik van de  BAPI-verzendsoftware van de Belastingdienst
• Inclusief uitgebreid helpsysteem met uitleg
• Koppeling met portal providers voor akkordering

De databaseversie van ECM biedt een nette oplossing voor de opslag en het raadplegen van verzendbestanden en ontvangstberichten, met meer mogelijkheden om per gebruiker te filteren en EKA’s onmiddellijk aan de juiste persoon aan te bieden. Deze databaseversie van ECM maakt voor opslag gebruik van de standaard klanten/aangiften/eka database die hoort bij BasWin, CasWin en VpbWin, maar kan ook samenwerken met Classic-versies van programma’s en programma’s die nog geen database-opslag ondersteunen.

Omgekeerd raden wij het gebruik van ECM classic af als u bij de andere software gebruik maakt van de database! Dus als u met de database werkt, ga dan ook over naar de databaseversie van ECM.

Zie ook het document ECM database

• Elektronisch verzenden via BAPI van de meeste belastingaangiften, schattingen en uitstelverzoeken, (zie Elsevier Communicatie Module)
• Afdrukken via PDF; alleen voor F-biljetten (overledenen, maar deze biljetten mogen ook elektronsich worden verzonden), C-biljetten ondernemers (wonend in het buitenland), M-biljetten (voor emigranten/immigranten).
• Q-biljet (eigen print van programma) alleen nog voor Successsie, Schenking en Vpb-aangiften buitenlandse ondernemingen. Voor al deze vormen is nog geen elektronisch bericht mogelijk (niet gedefinieerd door de Belastingdienst).

Hiernaast zijn Elektronisch verzenden met DigiD ondertekening (in BasWin en de particuliere ib-software) mogelijk en overschrijven op het uitgereikte biljet.
De Belastingdienst heeft een lijst gepubliceerd met alle mogelijkheden die open staan voor softwareontwikkelaars.
Het aanvragen van toeslagen is nog voor software leveranciers nog niet toegestaan door de Belastingdienst. Bij het aanvragen van toeslagen op internet is de DigiD van de klant nodig. De Belastingdienst stelt aan intermediairs een cd ter beschikking om toeslagen voor klanten aan te vragen en daarbij gebruik te maken van de pincode van de klant.

Het ophalen van gegevens van de vooringevulde aangifte is voor intermediairs vanaf 2011 (aangifte 2010) mogelijk met gebruik van eigen DigiD én een machtigingscode die de belastingplichtige ontvangt bij zijn aangiftebiljet (of de brief waarin verzocht wordt om elektronisch aangifte te doen).