Benodigde voorbereidingen voor het doen van Refund-verzoeken aan de Belastingdienst
Eerder meldden wij al dat het als intermediair terugvragen van buitenlandse BTW vanuit
commerciële sofware een aantal nieuwe technische eisen stelt: een nieuw ondertekeningscertificaat én verzending naar DigiPoort (voorheen OTP genoemd).
Sinds kort is duidelijk hoe dit proces precies moet worden ingericht en kan er inhoudelijk worden getest.
Wij verwachten op korte termijn onze eerste versie van Elsevier BTW Refund Programma 2010 gratis beschikbaar te kunnen stellen aan kopers van Elsevier BTW Programma 2010 met ICP-plus module.

De volgende voorbereidende stappen zijn nodig
1. Aanmelding bij de VRCA-portal
(1b. Machtiging door de ondernemer)
2. Aanvragen en installeren PKI-overheidscertificaat (P12)
3. Aanvragen van een aansluiting op Digipoort-FTP

N.B. Wilt u via de portal van de Belastingdienst uw refund-verzoek insturen, dan is stap 1 (en evt. stap 1b) voldoende. Stappen 2 en 3 zijn alleen nodig igv u gaat werken met software van externe partijen (als bijv. het nog te verschijnen Elsevier BTW Refund Programma).

1. Aanmelding bij de VRCA-portal

Er zijn 2 mogelijkheden
1. De ondernemer dient zelf de verzoeken in
2. Een intermediair dient de verzoeken voor de ondernemer in

Mogelijkheid 1: De ondernemer dient zelf de verzoeken in
De ondernemer meld zich aan op de VRCA-portal.
De ondernemer dient zijn verzoeken zelf in.
Stap 1b kan dan worden overgeslagen.
 
Mogelijkheid 2: Een intermediair dient de verzoeken voor de ondernemer in
De ondernemer meld zich aan op de VRCA-portal.
De intermediair meld zich aan op de VRCA-portal.
In de VRCA-portal van de ondernemer machtigt deze de intermediair voor het
regelen van de Refund verzoeken (zie stap 1b)

Een intermediair die voor een ondernemer BTW wil terugvragen in een EU-land,
moet op dezelfde manier aangemeld zijn als de ondernemer bij de Nederlandse Belastingdienst.
Zie hiervoor http://www.belastingdienst.nl/download/2358.html.

De Belastingdienst heeft midden augustus 2010 via een persbericht op hun website gemeld dat deze aanvraag op dat moment 4 weken duurt!

 
1b. Machtiging door de ondernemer van de intermediair
Als de ondernemer niet zelf de refundverzoeken indient kan vervolgens de intermediair door de ondernemer worden gemachtigd om voor hem de Refund te regelen. Die machtiging vindt online plaats op de VRCA-portal. Zie ook http://www.belastingdienst.nl/reken/aanvraag_inlog_eubtw/aanvraag_inlog_eubtw.html.
Deze machtigingsvoorziening is alleen bedoeld voor de Refund-regeling.

Door deze opzet kan een intermediair dus via een eenvoudige machtigingsregeling voor
zijn klant BTW in het buitenland terugvragen.

Er gelden voor machtigingen soms bijzondere regels!

• Machtiging per bedrijf op papier (in te scannen en mee te sturen met de verzending) als u teruggaaf wilt vragen uit Cyprus, Ierland, Luxemburg, Malta, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Zweden.
• Voor Bulgarije moet u ook een brief opstellen maar deze mag u niet meesturenmet uw verzoek.
  U moet de brief persoonlijk afgeven op het belastingkantoor. Het adres is:
  Territorial Revenue Directorate – Sofia
  Aksakov Street 21
  BG-1000 Sofia
• Ook zijn er landen waar u niet alleen een machtiging nodig hebt, maar waar de intermediair ook gevestigd moet zijn in het land waar u BTW terugvraagt. Het gaat om: Hongarije, Italië, Litouwen

De volgende stappen zijn alleen nodig als de Refund-verzoeken worden ingediend via software van externe partijen en niet worden ingediend via de portal van de Belastingdienst.

2. Aanvragen en installeren PKI-overheidscertificaat (P12)
Vraag een PKI-overheidscertificaat (P12) aan bij een partij die hiertoe gerechtigd is (een certificaatverlener (CSP), bijv. DigiNotar www.diginotar.nl). Dit kan tot 15 werkdagen in beslag nemen. U kunt deze aanvraag tegelijkertijd met stap 1 doen.

Installeer het certificaat (bij DigiNotar krijgt u een handleiding hoe dit te doen).
De kosten van dit certificaat bij DigiNotar zijn: eerste jaar ca. € 350,- en vervolgens jaarlijks vanaf € 150,- (afhankelijk van persoons- of bedrijfsgebonden certificaat).

N.B. Het aanvragen en installeren van het PKI-overheidscertificaat gaat geheel buiten Reed Business b.v. om. Ook de kosten van dit certificaat zijn voor de gebruiker.

Maak hierna een gezipte versie van het publieke deel van dit certificaat.
Bijvoorbeeld in Internet Explorer :

• start Internet Explorer
• ga naar Extra(Tools) > Internet-opties...(Internet Options) > Inhoud(Content) > Certificaten...(Certificates)
• check of bij Beoogd doeleinde: <Alle> staat
• ga naar tabblad Persoonlijk
• Er staat nu een lijst met certificaten. Selecteer het gewenste PKIoverheid certificaat
• klik op Exporteren
• Klik op Volgende>
• vink aan "Nee, de persoonlijke sleutel niet exporteren"
• klik op Volgende>
• selecteer de optie "DER Encoded Binary X.509 (.CER)"
• klik op Volgende>
• geef het bestand een duidelijk beschrijvende naam (en kies een later makkelijk terug te vinden map)
• klik op Volgende>
• U krijgt een overzicht van de opgegeven instellingen
• klik op Voltooien

Er is nu een CER-bestand aangemaakt.
Zip het hierboven aangemaakt CER-bestand.
 
N.B. U kunt uw Bapi certificaat niet gebruiken.
Er is voor DigiPoort verzending een ander ondertekeningscertificaat nodig dan via Bapi.
Dit is een keuze van Logius, de overheidsorganisatie die de DigiPoort faciliteert.
Er is gekozen voor een strenge beveiliging, die niet wordt ondersteund door het Bapi-certificaat.

 
3. Aanvragen van een aansluiting op Digipoort-FTP
Vraag bij Logius aansluiting op Digipoort-FTP aan.
Zie http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digipoort/aansluiten/voor-bedrijven/aansluiten-op-ftp/ voor de procedure en het mailadres. Dit kan tot 5 werkdagen in beslag nemen.

Voeg de gezipte versie van het publieke deel van uw certificaat (zie stap 2) toe aan de mail.
Voeg vervolgens ook de overige documenten toe.

U vraagt hiermee een gebruikersnaam en wachtwoord aan.
Deze gegevens heeft u nodig om vanuit Elsevier BTW Refund Programma 2010 een bericht naar de Belastingdienst te kunnen versturen. Elsevier BTW Refund Programma 2010 verzendt NIET via Elsevier Communicatie Module, maar separaat.

U krijgt van Logius het verzoek om twee bestanden (test.zip en test.zip.meta) via FTPs op de server te plaatsen. Hiervoor hebben wij een voorziening gemaakt die u terug kunt vinden onder menu Instellingen > Communicatie instellingen.
Indien de test nog niet is uitgevoerd, of er een fout bij het testen is opgetreden, dan ziet u een knop <Logius Test>. U kunt hierop klikken om de communicatietest uit te voeren.

Let op! : dit proces neemt minimaal 10 minuten in beslag. Sluit het programma niet af, voordat u een melding heeft gekregen.

De verzending via DigiPoort (voorheen de Overheids Transactie Poort genoemd) is nodig vanwege
het meesturen van facturen (voor de meeste landen verplicht als de factuurbedragen boven bepaalde grenzen komen) en de limiet van de Bapi-poort van 2 MB.
Overigens heeft ook de DigiPoort een vrij lage limiet (5 MB), zodat het regelmatig zal voorkomen
dat niet alle facturen meegezonden kunnen worden.

Let op! Alle andere stromen van verzending mogen nog gewoon via Bapi plaatsvinden.
 
Toen wij in het voorjaar van 2009 door de Belastingdienst werden geïnformeerd over de mogelijkheid om vanuit professionele software Refundverzoeken te gaan verzenden, leek ons dit een mooie aanvulling van ons BTW Programma. Verzenden van XML-bestanden via Bapi naar de Belastingdienst was toen de meest voor de hand liggende keuze en dat is onze business. We konden toen niet vermoeden hoeveel haken en ogen dit proces zou hebben. Wellicht geldt dit ook voor de Belastingdienst en Logius.

Lees ook:

BtwWin2010 en BTW in 2010
Btw 2010: Listing intracommunautaire prestaties (ICP) en Refund regeling
Termijn terugvragen BTW uit andere EU-landen verlengd

Terug naar productoverzicht