Deze regeling die al gold voor de meeste goederen, geldt vanaf 2010 ook in het algemeen voor diensten. De veranderingen vloeien voort uit de aanpak van administratieve lasten voor de ondernemer. De belastingdiensten uit alle EU-landen hebben hierover afspraken gemaakt.

Listingverplichting
De ondernemer moet wel rekening houden met nieuwe verplichtingen. Dienstverleners moeten bijvoorbeeld regelmatig een lijst met verrichte diensten insturen. Die regel geldt overigens al langer voor leveranciers van goederen. Zij kunnen er zelf voor kiezen dit maandelijks of eenmaal per kwartaal te doen.

Voor leveranciers van goederen lijkt er niet zo veel te veranderen. Maar vergis u niet! Een leverancier die voor meer dan € 100.000 per kwartaal in EU-landen levert, moet vanaf 1 januari 2010 maandelijks een opgaaf ICP - Intra Communautaire Prestaties, d.w.z. leveringen  - én diensten verstrekken. Uiteraard biedt Elsevier BTW-programma 2010 deze mogelijkheden.

Voor de dienstverlener of de afnemer betekenen de veranderingen ook dat hij of zij andere gegevens in de aangifte omzetbelasting moet invullen.

BTW terugvragen uit een ander EU-land, de Refundregeling
BTW terugvragen uit andere EU-landen wordt makkelijker. Vanaf 1 januari 2010 vraagt de ondernemer BTW uit een ander EU-land terug bij 1 loket: de Nederlandse  Belastingdienst. En dat kan alleen nog digitaal. Dit geldt ook voor teruggaafverzoeken over 2009. Een teruggaafverzoek moet voor 30 september van het jaar volgend op het teruggavejaar worden gedaan.

BTW die de ondernemer bijvoorbeeld betaalt over reizen, overnachtingen en taxikosten kan hij invullen op een online formulier. Met een druk op de knop ligt het verzoek bij de buitenlandse belastingdienst. De status van zijn verzoek kan hij online bekijken.

Andere afspraken die de EU-landen hebben gemaakt gaan over de afhandeling van de teruggaafverzoeken. Een van de afspraken is bijvoorbeeld dat de ondernemer uiterlijk binnen 8 maanden te horen krijgt of hij de betaalde BTW terugkrijgt. Strakke termijnen en uniforme Europese procedures moeten de ondernemer meer zekerheid geven.

Refund-verzoeken in de praktijk

De Belastingdienst richt vanaf januari voor ondernemers een VRCA-portal in om verzoeken in te voeren en door te sturen naar het EU-land van teruggaaf. De ondernemer kan zich voor deze portal aanmelden via http://www.belastingdienst.nl/download/2357.html (invullen van een PDF-formulier, printen, ondertekenen en opsturen). Binnen vier weken zal het formulier zijn verwerkt en krijgt hij toegang.

Nadat hij toegang heeft, voert de ondernemer via de VRCA-portal per land de factuurgegevens in en vermeldt tevens zijn emailadres.

Enkele landen zoals Groot Brittannië, Denemarken, Hongarije, Bulgarije en Finland eisen (nog) dat de facturen elektronisch worden meegezonden (ook Nederland zelf). Frankrijk heeft nog niet besloten. Er zijn verschillende vormen (PDF, Jpg etc.) toegestaan.

De Belastingdienst stuurt het verzoek, na enkele eenvoudige controles, zoals BTW-plicht over de terugvraagperiode, door naar het betreffende EU-land. Dat land correspondeert verder met de ondernemer via het meegezonden emailadres.

De rol van de intermediair
Een intermediair die voor een ondernemer BTW wil terugvragen in een EU-land, moet op dezelfde manier aangemeld zijn: http://www.belastingdienst.nl/download/2358.html

Vervolgens kan de intermediair door de ondernemer worden gemachtigd om voor hem de Refund te regelen. Die machtiging vindt online plaats op de VRCA-portal. Zie ook http://www.belastingdienst.nl/reken/aanvraag_inlog_eubtw/aanvraag_inlog_eubtw.html. Deze machtigingsvoorziening is alleen bedoeld voor de Refund-regeling. Het is een opvallende oplossing voor een probleem dat op allerlei terreinen speelt. Door deze opzet kan een intermediair dus via een eenvoudige machtigingsregeling voor zijn klant BTW in het buitenland terugvragen.

Terugvragen vanuit commerciële software
De Belastingdienst maakt het ook mogelijk om buiten de VRCA-portal om Refund-verzoeken te doen, op een manier die vergelijkbaar is met het digitaal verzenden van aangiften. Toch zijn er enkele verschillen.

Het programma dient in staat te zijn gescande facturen mee te sturen. Het programma zendt in via de DigiPoort (voorheen de Overheids Transactie Poort genoemd). Deze komt in de plaats van de eerder aangekondigde BAPI-verzending. Dit vanwege het meesturen van facturen en de limiet van de Bapi-poort van 2 Mb. Overigens heeft ook de DigiPoort een vrij lage limiet (5 Mb), zodat het goed denkbaar is dat niet alle facturen meegezonden kunnen worden. Let op! Alle andere stromen van verzending mogen nog gewoon via Bapi plaatsvinden.

Er is voor DigiPoort verzending een ander ondertekeningscertificaat nodig dan via Bapi. Met DigiNotar wordt overlegd hoe bestaande certificaten kunnen worden aangevuld.

Elsevier Refund Programma
In de loop van 2010 verschijnt Elsevier Refund Programma, waarmee u als intermediair een Refundverzoek kunt insturen zoal hiervoor is beschreven.

Elsevier Refund Programma is een apart programma, en niet gekoppeld aan het BTW Programma en/of de database. Het programma is gratis te downloaden alleen voor kopers van Elsevier BTW Programma inclusief ICP plus module. Het programma gaat ook verzenden via Elsevier Communicatie Module, maar nu naar DigiPoort, de retourberichten bevatten geen informatie over verwerkbaarheid. Op de VRCA-portal kan de voortgang gevolgd worden. Aanmelding voor de VRCA-portal van zowel ondernemer als intermediair zoals hierboven beschreven blijft vooraf noodzakelijk.

Lees ook:
Refund verzoeken: benodigde voorbereidingen
Termijn terugvragen BTW uit andere EU-landen verlengd